Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to świadczenie pieniężne należne pracownikowi w chwili rozwiązania stosunku pracy, jeśli nie wykorzystał on przysługujących mu dni urlopowych. Jego obliczenie wymaga zastosowania konkretnych zasad i współczynników wynikających z przepisów prawa pracy. W tym artykule tłumaczę, jak krok po kroku obliczyć wysokość ekwiwalentu oraz na co zwrócić uwagę, by zrobić to prawidłowo.
Czym jest ekwiwalent za urlop wypoczynkowy?
Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy to forma rekompensaty pieniężnej za niewykorzystane dni urlopu przysługujące pracownikowi. Zgodnie z Kodeksem pracy przysługuje on tylko wtedy, gdy nie ma możliwości udzielenia urlopu w naturze, czyli w dniach wolnych. Najczęściej wypłaca się go w momencie zakończenia umowy o pracę, niezależnie od jej trybu rozwiązania.
Ważne jest, by pamiętać, że ekwiwalent przysługuje za cały niewykorzystany urlop – zarówno bieżący, jak i zaległy. Nie można się go zrzec, a jego wypłata powinna nastąpić najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia. Ekwiwalent oblicza się na podstawie tzw. podstawy ekwiwalentu, czyli średniego wynagrodzenia z ostatnich miesięcy pracy. Uwzględnia się tylko składniki zmienne oraz niektóre dodatki i premie.
W praktyce, aby obliczyć należną kwotę, trzeba zastosować odpowiedni współczynnik ekwiwalentu oraz ustalić wartość jednego dnia urlopu. Potem wystarczy przemnożyć ją przez liczbę zaległych dni urlopowych. Poniżej wyjaśniam każdy z tych kroków dokładnie.
Jak ustalić podstawę ekwiwalentu urlopowego?
Podstawą do obliczenia ekwiwalentu jest średnie miesięczne wynagrodzenie pracownika z ostatnich trzech miesięcy, które poprzedzają miesiąc wypłaty świadczenia. Jeśli jednak wynagrodzenie jest bardzo nieregularne, można wziąć pod uwagę dłuższy okres, czyli 12 miesięcy. Tę zasadę stosuje się np. w przypadku pracowników wynagradzanych za prowizję lub z dużą liczbą nadgodzin.
Do podstawy wlicza się wynagrodzenie zasadnicze oraz składniki zmienne, takie jak dodatki za nadgodziny, premie, dodatki funkcyjne i za pracę w nocy. Pomija się natomiast jednorazowe świadczenia, takie jak nagrody jubileuszowe czy świadczenia z funduszu socjalnego. Składniki miesięczne należy uśrednić, dzieląc sumę przez liczbę miesięcy.
Po obliczeniu podstawy miesięcznej trzeba ustalić stawkę dzienną, czyli wartość jednego dnia pracy. W tym celu dzieli się podstawę przez tzw. współczynnik ekwiwalentu, który jest ustalany na dany rok kalendarzowy. Współczynnik ten odzwierciedla średnią liczbę dni pracy w danym roku i w 2024 r. wynosił on 20,83. W 2025 r. jego wartość będzie bardzo zbliżona.
Wzór na ekwiwalent za niewykorzystany urlop
Po ustaleniu podstawy oraz współczynnika można przystąpić do właściwych obliczeń. Wzór wygląda następująco: ekwiwalent za jeden dzień urlopu = podstawa wynagrodzenia / współczynnik ekwiwalentu. Następnie mnożymy tę wartość przez liczbę dni urlopu, za które należy się świadczenie.
Za jeden dzień urlopu przyjmuje się jeden dzień roboczy, czyli nie bierze się pod uwagę sobót, niedziel i świąt. W przypadku niepełnego etatu zasady są podobne, ale liczba dni urlopu jest proporcjonalna do wymiaru czasu pracy. Osoba zatrudniona na ½ etatu ma 13 dni urlopu, więc ekwiwalent oblicza się za niewykorzystane dni z tej puli.
Jeśli pracownik pracuje w systemie zadaniowym lub zmianowym, wartość jednego dnia urlopu również należy dostosować do konkretnego grafiku pracy. Podobnie jest przy pracy weekendowej, gdzie dni wolne i robocze różnią się od standardowego tygodnia roboczego.
Jakie są zasady zaokrąglania ekwiwalentu?
Kwoty ekwiwalentu wyliczone według wzoru mogą zawierać ułamki groszy. Przepisy wskazują, że należy je zaokrąglić do pełnych groszy. W praktyce zaokrągla się matematycznie – powyżej 0,5 grosza w górę, a poniżej w dół. Ustawa nie pozwala natomiast na zaokrąglanie liczby dni urlopu, nawet jeśli część dnia została nieprzepracowana.
Jeśli pracownik wykorzystał część dnia urlopu, ekwiwalent wypłaca się za pozostałą część. Na przykład przy urlopie w wymiarze 26 dni, z czego wykorzystano 24, pracodawca wypłaca świadczenie za 2 dni. Jeżeli ostatniego dnia pracy pracownik wykorzystał pół dnia urlopu, drugi dzień przelicza się proporcjonalnie.
Warto wiedzieć, że pracodawca nie może „zamienić” urlopu na ekwiwalent bez rozwiązania umowy. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy zatrudnienie ustaje, a dni urlopowe nie zostały wykorzystane. Tylko wtedy przepisy pozwalają na wypłatę w formie pieniężnej zamiast udzielenia dni wolnych.
Czy ekwiwalent urlopowy podlega opodatkowaniu?
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy traktowany jest jak normalny przychód ze stosunku pracy. Oznacza to, że podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych, tak jak regularne wynagrodzenie. Pracodawca ma obowiązek pobrać od niego zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Kwota, jaką otrzyma pracownik „na rękę”, będzie więc niższa niż wartość brutto. Czasem może to zaskakiwać osoby, które spodziewają się pełnej wartości ekwiwalentu. Dlatego warto znać zasady naliczania potrąceń, szczególnie przy rozliczeniach końcowych. Można też poprosić dział kadr o symulację kwoty netto jeszcze przed rozwiązaniem umowy.
Niektórzy pracownicy próbują negocjować z pracodawcą udzielenie urlopu zamiast wypłaty ekwiwalentu, jeśli to korzystniejsze podatkowo. Jest to możliwe, ale tylko wtedy, gdy pozostaje jeszcze czas na jego wykorzystanie i obie strony się na to zgadzają. W przeciwnym razie obowiązek wypłaty ekwiwalentu jest jednoznaczny.
Kiedy nie przysługuje ekwiwalent za urlop?
Wbrew obiegowej opinii, ekwiwalent nie przysługuje zawsze. Najważniejszym warunkiem jego wypłaty jest zakończenie stosunku pracy bez wykorzystania wszystkich dni urlopowych. Jeśli zatrudnienie trwa nadal, a pracownik nie wykorzystał urlopu z własnej woli, nie można żądać ekwiwalentu.
Nie otrzymają go również osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, ponieważ w tych przypadkach nie przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego. Ekwiwalent nie jest też należny, jeśli strony uzgodnią, że pracownik wykorzysta urlop w okresie wypowiedzenia.
Jeśli natomiast umowa kończy się z dniem urlopu wypoczynkowego, uznaje się, że pracownik ten urlop wykorzystał. Taka praktyka często ma miejsce przy planowanym zakończeniu umowy, gdy obie strony wiedzą, że współpraca dobiega końca i uzgadniają wspólnie termin.
Podsumowanie – jak uniknąć błędów w obliczeniach?
Obliczanie ekwiwalentu za urlop nie jest trudne, ale wymaga znajomości aktualnych przepisów i współczynników. Kluczowe jest prawidłowe ustalenie podstawy wynagrodzenia oraz dokładne przeliczenie dni wolnych. Warto też sprawdzić, czy w danym przypadku ekwiwalent rzeczywiście się należy i czy nie ma możliwości udzielenia urlopu w naturze.
Zawsze można skorzystać z kalkulatorów ekwiwalentu dostępnych online, ale trzeba pamiętać, że nie wszystkie uwzględniają zmienne składniki wynagrodzenia. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zlecenie obliczeń działowi kadr lub księgowości, który weźmie pod uwagę wszystkie elementy pensji i ewentualne potrącenia.
Świadomość prawidłowego sposobu obliczania ekwiwalentu to ochrona zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. W razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub sporów sądowych precyzyjna dokumentacja może zadecydować o korzystnym rozstrzygnięciu sprawy.
Autor: Kajetan Kowalski
